Ordenando control IA
Recurso
EvidenciasUn control no queda demostrado solo porque exista un documento. Esta guía ayuda a distinguir evidencia aportada, evidencia revisada, evidencia vigente y evidencia suficiente.
Contenido orientativo para preparar trabajo interno. Recurso visual e imprimible para ordenar evidencias mínimas antes de una revisión jurídica, técnica o documental específica.
Guía visual
La guía se entiende mejor como hoja visual: qué mirar primero, qué debería existir y qué revisión mínima conviene dejar documentada.
Imprimir o guardar en PDF
Imprime esta hoja o guárdala en PDF si quieres usarla como checklist de contraste en expedientes internos.
Escenario
Obligación o requisito
Saber qué documentación contractual, de privacidad y de seguridad existe sobre la herramienta o el servicio.
Control
Localizar contrato, términos, DPA, subencargados, cambios relevantes y responsables internos.
Evidencia
Contrato, condiciones, DPA, ficha del proveedor y registro de revisión documental.
Validación y seguimiento
Confirmar vigencia, alcance del servicio y carencias pendientes de pedir o revisar.
Escenario
Obligación o requisito
Poder explicar qué se permite, con qué datos y con qué límites en el uso interno de IA.
Control
Mantener política interna, instrucciones, responsables y restricciones por tipo de dato o proceso.
Evidencia
Política interna, guías de uso, responsables y evidencia de difusión o alfabetización.
Validación y seguimiento
Comprobar que la versión vigente coincide con el uso real del equipo o del cliente.
Escenario
Obligación o requisito
Distinguir sugerencia automática, revisión humana y decisión final en contenidos o procesos relevantes.
Control
Registrar quién revisa, qué versión revisa y qué cambios o aprobaciones realiza.
Evidencia
Actas, comentarios, validaciones internas, cambios solicitados o historial de revisión.
Validación y seguimiento
Verificar que la decisión puede reconstruirse con fecha, persona y motivo suficiente.
Escenario
Obligación o requisito
Demostrar que un control o configuración se aplicó realmente, no solo que estaba previsto.
Control
Conservar capturas, logs, pruebas de funcionamiento o exportaciones relacionadas con el control ejecutado.
Evidencia
Capturas, logs, configuraciones, exportaciones o pruebas realizadas sobre la versión correspondiente.
Validación y seguimiento
Revisar que la prueba corresponde al control concreto y sigue siendo vigente o contextualizable.
Finalizar y conservar el recurso
Has llegado al final del recurso. Puedes abrir la versión imprimible o volver al inicio para revisar la matriz completa.
Criterio base
Antes de marcar un control como documentado conviene comprobar que la evidencia se corresponde con el control, está vigente y permite reconstruir el contexto.
01
Título, tipo de evidencia, emisor, fecha, versión, responsable y sistema o proceso asociado.
02
Relación clara con el control u obligación que pretende documentar. Un documento genérico no siempre prueba un control concreto.
03
Fecha de emisión, periodo aplicable, caducidad, revisión prevista y sustitución por versiones posteriores.
Evidencias frecuentes
La evidencia mínima depende del caso, pero estos documentos suelen ser el punto de partida en un expediente de control de IA.
01
Contrato, condiciones del servicio, DPA, subencargados, documentación de seguridad y cambios relevantes.
02
Política interna, instrucciones de uso, responsables, formación, autorizaciones y restricciones por tipo de dato.
03
Registros de revisión humana, cambios solicitados, validaciones internas, actas, comunicaciones o evidencias de supervisión.
04
Capturas, logs, pruebas de funcionamiento, configuración, exportaciones o registros que demuestren ejecución del control.
05
Certificado externo, declaración UE, marcado CE, inscripción oficial, sello o timestamp solo cuando realmente existan y procedan.
06
Regla de conservación, bloqueo, sustitución, archivo o eliminación según norma, contrato, litigio o política interna.
Estados
Conviene distinguir entre declaración, documento, documento revisado, prueba de funcionamiento y verificación externa reglada.
01
Existe un archivo o registro, pero aún no se ha revisado su contenido ni su correspondencia.
02
Una persona autorizada ha comprobado contenido, versión, vigencia y encaje con el control.
03
La evidencia existe, pero no prueba lo necesario o faltan elementos mínimos.
04
La evidencia conserva historial, pero deja de ser la versión vigente para demostrar el control.
Criterio práctico
Antes de usar una evidencia en un informe, revisa estos puntos.
La evidencia identifica sistema, proceso, proveedor o control afectado.
La versión y fecha permiten saber si estaba vigente cuando se revisó.
El contenido prueba el criterio concreto, no solo una intención general.
La persona que la revisa tiene rol o permiso suficiente.
El expediente conserva cambios, sustituciones y comentarios de revisión.
Siguiente paso
Cuéntanos cómo guardas hoy documentos, revisiones y versiones si necesitas convertirlos en una base trazable por uso de IA.