Ordenando control IA
Recurso
Mapa operativoUn mapa visual para convertir cada obligación en controles, criterios de aceptación, evidencias, responsables, tareas, validación interna y trazabilidad de versiones.
Recurso visual para talleres internos, diseño de matrices o revisión de expedientes. La aplicabilidad concreta depende de rol, sistema, uso, sector, datos, personas afectadas y fecha normativa.
Mapa visual
Una forma más útil de leer el recurso: por escenarios de trabajo, conectando requisito, control, evidencia y validación interna.
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Escenario
Obligación o requisito
Localizar sistema, finalidad, versión, proveedor, rol y responsable interno del despliegue o uso.
Control
Crear una ficha por herramienta o caso de uso y mantenerla actualizada tras cambios relevantes.
Evidencia
Registro de inventario, capturas del sistema, información del proveedor y responsable asignado.
Validación y seguimiento
Revisión interna de completitud, fecha de actualización y observaciones sobre carencias.
Escenario
Obligación o requisito
Determinar cuándo corresponde informar del uso de IA o de contenidos generados o manipulados.
Control
Definir avisos, textos, canal y momento de comunicación según el caso de uso.
Evidencia
Textos de aviso, capturas, política interna y prueba de que el aviso está implantado.
Validación y seguimiento
Comprobación de redacción, canal aplicable y vigencia de la versión usada.
Escenario
Obligación o requisito
Extremar prudencia cuando la IA influye en selección, evaluación, productividad o decisiones con impacto en personas.
Control
Documentar finalidad, datos, intervención humana, revisión y canal de corrección o reclamación.
Evidencia
Ficha del proceso, instrucciones de uso, validaciones humanas y material de transparencia aplicable.
Validación y seguimiento
Revisión por responsable del proceso y seguimiento de incidencias o ajustes necesarios.
Escenario
Obligación o requisito
Saber qué documentación existe, qué límites impone el proveedor y qué cambios pueden afectar al uso.
Control
Pedir documentación mínima, revisar cambios y vincular el proveedor con el caso de uso concreto.
Evidencia
Contrato, DPA, documentación de seguridad, cambios de versión y notas de revisión interna.
Validación y seguimiento
Aprobación interna, escalado de carencias y decisión sobre continuidad o condiciones de uso.
Finalizar y conservar el recurso
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Estructura
Conviene diferenciar obligación legal vigente, obligación futura, obligación condicional, contrato, estándar voluntario, buena práctica y control interno.
01
Artículo, anexo, norma, contrato, estándar o política interna que sirve de base.
02
Dato que activa la aplicabilidad: rol, alto riesgo, transparencia, datos personales, sector, proveedor o fecha.
03
Acción concreta que ejecuta la organización para responder al requisito.
04
Documento, registro, log, acta, declaración, certificado externo o prueba que demuestra ejecución.
05
Persona autorizada, versión revisada, decisión y comentario.
Errores frecuentes
La comunicación debe ser prudente para no prometer más de lo que las evidencias disponibles pueden sostener.
01
Un archivo subido no acredita por sí solo que el control esté satisfecho.
02
Las recomendaciones deben etiquetarse como tales.
03
La IA puede sugerir, pero no aprobar clasificación, evidencia o informe.
04
Una actualización normativa no debe alterar retrospectivamente una evaluación cerrada.
Criterio práctico
Para que una obligación sea útil en un expediente de control, debería registrar:
Código, artículo, instrumento, versión normativa y fecha de aplicación.
Rol obligado, categoría de sistema, sector y disparador de aplicabilidad.
Control requerido, responsable, frecuencia y criterio de aceptación.
Evidencia esperada, estado de revisión, vigencia y fuerza probatoria interna.
Tareas, carencias, validación interna e informe asociado.
Siguiente paso
Define criterio de aceptación, evidencia esperada, responsable, tarea y validación interna para cada requisito aplicable.