Punto 01
Redacción asistida
¿Se usa IA para correos, propuestas, informes, contratos o respuestas a clientes?
Anota herramienta, cuenta utilizada y ejemplo de uso habitual.
Recurso
Shadow AIDetecta IA no declarada sin convertir la revisión en un interrogatorio.
Pregunta por tareas, datos, decisiones y resultados para localizar herramientas formales, integradas o utilizadas por iniciativa individual.
El objetivo es conseguir visibilidad suficiente para crear inventario, definir límites y corregir usos antes de sancionar comportamientos.
HerramientasDatosDecisiones
Recurso imprimible para entrevistas internas o primeras conversaciones con clientes.
Cuestionario imprimible
Preguntas de shadow AI listas para una entrevista interna.
Una versión más útil del recurso: pregunta, marca el estado de la señal y anota el ejemplo o la herramienta detectada.
Imprimir o guardar en PDF
Puedes completar esta hoja en pantalla o imprimirla para entrevistas con equipos, clientes o responsables internos.
✓No detectado✓Señal✓Confirmado✓No aplica
01
Punto 02
Análisis o clasificación
¿Se suben hojas de cálculo, documentos, expedientes, CV, tickets o bases de datos para resumir o clasificar?
Indica qué información se introduce y quién la revisa después.
Punto 03
Automatizaciones conectadas
¿Hay flujos con CRM, correo, Drive, Notion, Slack, Teams, Zapier, Make u otras herramientas?
Describe qué sistema activa la automatización y qué resultado genera.
Punto 04
Datos personales o sensibles
¿Se introducen datos personales, confidenciales, laborales o especialmente delicados?
Añade tipo de dato y si existe algún criterio común de uso o restricción.
Punto 05
Impacto en personas
¿La salida IA filtra, prioriza, recomienda o influye en decisiones que afectan a personas?
Anota proceso afectado y cómo interviene la revisión humana.
Punto 06
Responsable y revisión
¿Está claro quién usa la herramienta, quién responde por ella y cómo se corrige un error?
Anota responsable, canal de revisión y siguiente tarea si falta claridad.
Finalizar y conservar el recurso
0 de 6 puntos tienen un estado seleccionado. Puedes revisar el primer pendiente, limpiar la ficha o abrir la versión imprimible sin volver arriba.
Herramientas
Pregunta por el trabajo, no solo por nombres de herramientas.
Los usos ocultos aparecen al revisar tareas que el equipo acelera, automatiza o resuelve con asistentes integrados.
01
Redacción
¿Se usa IA para correos, propuestas, informes, contratos, comunicaciones internas o respuestas a clientes?
02
Análisis
¿Se suben hojas de cálculo, documentos, expedientes, CV, tickets, llamadas o bases de datos para resumir o clasificar?
03
Automatización
¿Hay flujos conectados a CRM, formularios, correo, Drive, Notion, Slack, Teams, Zapier, Make u otras herramientas?
Datos
Aclara qué información entra en cada uso.
Distingue datos públicos, internos, personales, confidenciales y sensibles, además de la reutilización por el proveedor.
01
Datos personales
¿Se introducen datos de clientes, trabajadores, candidatos, usuarios, pacientes o personas identificables?
02
Información confidencial
¿Se usan contratos, precios, estrategia, reclamaciones, know-how, prompts internos o documentos de clientes?
03
Datos sensibles
¿Aparecen salud, ideología, afiliación, biometría, sanciones, rendimiento laboral u otros datos especialmente delicados?
Decisión
Comprueba cuánto influye la salida en la decisión.
Separa apoyo, recomendación, filtrado, ranking, scoring y decisión final.
01
Influencia
¿La salida IA decide, recomienda, prioriza, filtra o solo ayuda a redactar o resumir?
02
Personas afectadas
¿El resultado afecta a clientes, trabajadores, candidatos, proveedores, usuarios o terceros?
03
Revisión
¿Quién revisa la salida, con qué información, qué puede cambiar y cómo queda registrada la decisión?
Criterio práctico
Señales que deberían convertirse en tarea
Cuando aparezca una de estas señales, no cierres la conversación: crea inventario, asigna responsable y pide evidencia mínima.
Uso de cuentas personales para trabajo de empresa.
Subida de documentos de clientes o trabajadores sin criterio común.
Uso de IA para filtrar, clasificar o priorizar personas.
Ausencia de responsable claro del uso o proveedor.
Falta de política interna o instrucciones por tipo de dato.
Siguiente paso
Pasa de las respuestas a un inventario verificable.
Registra herramienta, finalidad, datos, responsable, revisión y siguiente acción para cada uso detectado.