Punto 01
Redacción asistida
¿Se usa IA para correos, propuestas, informes, contratos o respuestas a clientes?
Anota herramienta, cuenta utilizada y ejemplo de uso habitual.
Recurso
Shadow AIPreguntas para detectar usos de IA no declarados.
El shadow AI no siempre empieza como incumplimiento. Muchas veces empieza como una solución rápida que nadie registró. Estas preguntas ayudan a localizarlo sin convertir la revisión en interrogatorio.
Usa estas preguntas como preparación interna o con clientes. Recurso imprimible para entrevistas internas antes de abrir inventario, política interna o revisión del caso concreto.
Cuestionario imprimible
Preguntas de shadow AI listas para una entrevista interna.
Una versión más útil del recurso: pregunta, marca el estado de la señal y anota el ejemplo o la herramienta detectada.
Imprimir o guardar en PDF
Puedes completar esta hoja en pantalla o imprimirla para entrevistas con equipos, clientes o responsables internos.
✓No detectado✓Señal✓Confirmado✓No aplica
01
Punto 02
Análisis o clasificación
¿Se suben hojas de cálculo, documentos, expedientes, CV, tickets o bases de datos para resumir o clasificar?
Indica qué información se introduce y quién la revisa después.
Punto 03
Automatizaciones conectadas
¿Hay flujos con CRM, correo, Drive, Notion, Slack, Teams, Zapier, Make u otras herramientas?
Describe qué sistema activa la automatización y qué resultado genera.
Punto 04
Datos personales o sensibles
¿Se introducen datos personales, confidenciales, laborales o especialmente delicados?
Añade tipo de dato y si existe algún criterio común de uso o restricción.
Punto 05
Impacto en personas
¿La salida IA filtra, prioriza, recomienda o influye en decisiones que afectan a personas?
Anota proceso afectado y cómo interviene la revisión humana.
Punto 06
Responsable y revisión
¿Está claro quién usa la herramienta, quién responde por ella y cómo se corrige un error?
Anota responsable, canal de revisión y siguiente tarea si falta claridad.
Finalizar y conservar el recurso
0 de 6 puntos tienen un estado seleccionado. Puedes revisar el primer pendiente, limpiar la ficha o abrir la versión imprimible sin volver arriba.
Herramientas
Preguntas sobre qué se usa realmente.
No preguntes solo por herramientas compradas oficialmente. Pregunta por tareas concretas y resultados que el equipo ya está produciendo con ayuda de IA.
01
Redacción
¿Se usa IA para correos, propuestas, informes, contratos, comunicaciones internas o respuestas a clientes?
02
Análisis
¿Se suben hojas de cálculo, documentos, expedientes, CV, tickets, llamadas o bases de datos para resumir o clasificar?
03
Automatización
¿Hay flujos conectados a CRM, formularios, correo, Drive, Notion, Slack, Teams, Zapier, Make u otras herramientas?
Datos
Preguntas sobre información introducida.
El riesgo suele estar menos en la herramienta y más en la información que se introduce o en el uso que se hace del resultado.
01
Datos personales
¿Se introducen datos de clientes, trabajadores, candidatos, usuarios, pacientes o personas identificables?
02
Información confidencial
¿Se usan contratos, precios, estrategia, reclamaciones, know-how, prompts internos o documentos de clientes?
03
Datos sensibles
¿Aparecen salud, ideología, afiliación, biometría, sanciones, rendimiento laboral u otros datos especialmente delicados?
Decisión
Preguntas sobre impacto y revisión humana.
La revisión debe diferenciar entre ayuda a una tarea, recomendación, scoring, filtrado y decisión final.
01
Influencia
¿La salida IA decide, recomienda, prioriza, filtra o solo ayuda a redactar o resumir?
02
Personas afectadas
¿El resultado afecta a clientes, trabajadores, candidatos, proveedores, usuarios o terceros?
03
Revisión
¿Quién revisa la salida, con qué información, qué puede cambiar y cómo queda registrada la decisión?
Criterio práctico
Señales que deberían convertirse en tarea
Cuando aparezca una de estas señales, no cierres la conversación: crea inventario, asigna responsable y pide evidencia mínima.
Uso de cuentas personales para trabajo de empresa.
Subida de documentos de clientes o trabajadores sin criterio común.
Uso de IA para filtrar, clasificar o priorizar personas.
Ausencia de responsable claro del uso o proveedor.
Falta de política interna o instrucciones por tipo de dato.
Siguiente paso
Pasa de las respuestas a un inventario verificable.
Cuando aparezcan usos no declarados, registra herramienta, finalidad, datos, responsable y siguiente revisión antes de definir nuevas reglas.